Komunikacja, to dość szeroki do wyjaśnienia i opisania termin. To także, jeden z tych obszarów rozwojowo – szkoleniowych, który cieszy się niesłabnącym zainteresowaniem wśród moich szkoleń. Przyznam też, że bardzo tę tematykę „czuję”, lubię i nieustannie poszukuję ciekawych informacji w tym temacie.

Wczoraj czytałam interesujący artykuł w którym przytoczono wyniki najnowszych badań, dotyczących efektywności i zaangażowania w pracę osób, które najczęściej korzystają z komunikacji tekstowej. Badania przeprowadzone przez Florida International University College of Business pokazują, że czasem warto rozważyć wstrzymanie się od komunikowania poprzez technologię, jak np. przez powszechnie używane komunikatory.

Wyniki, które całkiem niedawno, bo w marcu 2022 zostały opublikowane w Organizational Behavior and Human Decision Processes, wskazują, że „nadmierne wykorzystanie komunikacji tekstowej – w tym poczty e-mail, smsów czy komunikatorów w przypadku złożonych zadań, takich jak wyjaśnienie problemu, znalezienie rozwiązania, negocjacje czy podejmowanie decyzji, może obniżyć zainteresowanie oraz wydajność w pracy rozpoczętej po zakończonej rozmowie.”

Grupie badawczej przewodził Ravi Gajendran, profesor ds. globalnego przywództwa i zarządzania w FIU, a o otrzymanych wynikach powiedział tak: „Negocjacje lub wspólna praca w celu rozwiązania problemu jest trudniejsza przez e-mail lub komunikator internetowy niż praca osobista, ponieważ komunikacja tekstowa ogranicza to co widzimy, sygnały wokalne i niewerbalne. Komunikacja tekstowa tak naprawdę trwa dłużej, bo często wymaga więcej przemyśleń, a także większego zaangażowania, aby dojść do wspólnego zrozumienia. Musisz pomyśleć o tym, co piszesz, aby upewnić się, że nie zostanie to źle zinterpretowane”.

Profesor Gajendran specjalizuje się w pracach badawczych z zakresu pracy zdalnej, wirtualnych zespołów, wpływu technologii komunikacyjnych, przywództwa oraz rozwoju kapitału ludzkiego. Wraz ze swoimi współpracownikami przeprowadził kilka testów, aby określić, które formy komunikacji działają najskuteczniej. Z ich obserwacji wynika, że osoby, które nie korzystały z komunikacji tekstowej, radziły sobie lepiej w pracy niż osoby, które korzystały z technologii. Naukowiec wyjaśnił, że „zbytnie korzystanie z technologii i narzędzi typu e-mail czy komunikator wydłuża także czas pracy. Niektóre rzeczy w komunikacji interpersonalnej pomimo postępu technologicznego, wciąż wymagają zwykłej rozmowy twarzą w twarz między ludźmi. Gajendran powiedział, że „Korzystanie z komunikacji tekstowej w odniesieniu do spotkań osobistych w celu pracy nad zadaniami przetwarzania konwergencji wiąże się z większymi trudnościami w komunikacji i dlatego jest bardziej wyczerpujące. Należy starannie rozważyć koszty korzystania z komunikacji tekstowej do zadań konwergencji w stosunku do kosztów spotkania osobistego.”

Joseph Priestley powiedział, że „Im bardziej wyszukane środki komunikacji, tym mniej komunikujemy”, dodała bym, że czasem możemy komunikować za dużo i wprowadzać niepotrzebny chaos. Przez lata, najpopularniejszymi formami komunikacji tekstowej były wiadomości e-mail czy SMS. Konieczność i rosnące zapotrzebowanie na pracę zdalną uruchomiły jednak machinę wprowadzania coraz to nowszych aplikacji, których mamy nieskończone ilości. Technologia do komunikacji międzyludzkiej, choć została wynaleziona w dobrej wierze, aby usprawnić nam życie, niestety może też je trochę utrudniać. Nie zawsze wszystko rozumiemy, dopytujemy, odczuwamy napięcie, że mogliśmy o czymś zapomieć i wysyłamy kolejne wiadomości, co skutkuje także wydłużaniem się czasu na pracę. Taka komunikacja wymusza także zmianę skupienia z bycia produktywnym na utrzymywanie kontaktu. Może też wywoływać stres zwiazany z „wystąpieniem na scenie online”, który w przypadku niektórych osób, może być podobnie odczuwalny do tego, który przeżywają osoby występujące publicznie.

Inne, podobne badania opublikował Harvard Business Review. W jednym z artykułów przedstawiono wyniki badań, które zostały przeprowadzone na grupie prawie 2000 osób wykonujących prace biurowe. Wykazano, że ponad 70% respondentów biorących udział w ankiecie, doświadczyło jakiejś niejasnej, wymagającej sprostowania lub kolejnego wyjaśnienia komunikatu ze strony współpracowników. Wyniki te wykazały, że komunikacja pisana prowadzi do tego, że przeciętny pracownik marnuje kilka godzin tygodniowo na słabą komunikację cyfrową, co w wyliczniu daje roczną średnią kwotę wysokości 188 miliardów dolarów marnowanych w amerykańskiej gospodarce. Taki przekaz powoduje również zapominanie o terminach, ignorowanie wiadomości, niewygodne rozmowy na czatach, a nawet może wywołać pasywną agresję. Zwrócono także uwagę na bałagan jaki powstaje przy używaniu wielu różnych form komunikacji. Zbyt duża ilość aplikacji dopuszcznych do pracy w jednej firmie czy zespole może tworzyć spory chaos. Na przykład, zbyt duży wybór narzędzi powoduje, że każdy dobiera sobie i pracuje na tej, którą lubi najbardziej. Poza tym, niektóre informacje czy dokumenty udostępniane i wysyłane są wielokrotnie do tych samych osób. Wynikać to może z dobrej woli, gdyż niektórzy w ten sposób upewniają się czy kolega też otrzymał tę informację, jednak jest w tym sporo zamieszania i zbędnych ruchów, o stracie czasu już nie wspominając.

Cuż… Lubię technologię i cieszy mnie bardzo ten rozwój. Na co dzień korzystam z kilku, różnych komunikatorów, ale mimo to, nadal pozostaję przy swoich standardach komunikacji – rozmowa telefoniczna i mail. Wynika to po części z moich doświadczeń, ale nie lubię też tracić czasu na powroty do czegoś, co już zostało powiedziane i kręcenia się w kółko. Należę do grona tych osób, które jeśli nie mogą się spotkać osobiście, a coś trzeba przedyskutować, zlecić do wykonania czy przekazać ważne informacje – to dzwonią. Najczęściej wybieram rozmowę przez telefon, bo też bardzo lubię rozmawiać z ludźmi. Rozmowa ta, nie zastąpi spotkania, ale jak pokazują nawet badania, może być bardziej produktywna i mniej stresująca dla niektórych.

Pozostając jeszcze przy rozmowach telefonicznych, muszę wspomnieć o tym, że nie każdy je oczywiście lubi i warto na to też zwracać uwagę. One także mogą być mało efektywne, a zależy to chociażby od pokolenia z którym się komunikujemy. Warto na to zwracać uwagę i znać przynajmniej ogólną różnicę jaka jest np. między pokoleniem X i Baby Boomers czy milenialsów i Z, które to nie bardzo lubią podnosić słuchawki telefonu. Nie potrzebują, aż tak rozmawiać, a preferują publikacje na Slaku, WahtsUp czy wysyłanie zwykłych SMS’ów. Dla tych grup, większy sens mają szybkie, krótkie, okraszone emotikonami wiadomości niż rozmowy głosowe. Jest to dla nich bardziej komfortowe i bezpieczne. Warto to wiedzieć, ale o preferencjach komunikacji w poszczególnych pokoleniach napiszę za jakiś czas.

Współpraca

Pracuję z CEO, liderami, founderami i profesjonalnymi sportowcami, którym zależy na tym, żeby ich świadomy umysł i umiejętności liderskie były ich największą przewagą – nie przeszkodą.

Jeśli chcesz rozwinąć swój mental leadership, zbudować odporność psychiczną lub wzmocnić skuteczność swojego przywództwa – zapraszam do współpracy!

Wybierz formę wsparcia:

Konsultacja 1:1 – pojedyncze spotkanie, które daje kierunek

Trening Mentalny – praca nad wewnętrzną siłą i odpornością psychiczną

Mentoring Liderski – strategiczny i indywidualny rozwój przywództwa

Badanie MTQ48 – zrób badanie psychometryczne i poznaj swój poziom odporności psychicznej

Szkolenia i Warsztaty – dla firm i zespołów

Spodobał Ci się ten artykuł? Udostępnij!